ACUERDO por el cual la Presidenta de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos ordena la creación e implementación del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.
Al margen un logotipo, que dice: CNDH.- Comisión Nacional de los Derechos Humanos.- MÉXICO.
ACUERDO POR EL CUAL LA PRESIDENTA DE LA COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS ORDENA LA CREACIÓN E IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE LOS DERECHOS HUMANOS.
MARÍA DEL ROSARIO PIEDRA IBARRA, presidenta de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 102 apartado B de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 15, fracciones I y III, de la Ley de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos; 11, fracción II, de la Ley General de Archivos y 18 del Reglamento Interno de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, y
CONSIDERANDO
Que la Comisión Nacional de los Derechos Humanos es un Organismo que cuenta con autonomía de gestión y presupuestaria, personalidad jurídica y patrimonio propios, con base en lo dispuesto en el artículo 102, apartado "B" de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Que el 7 de febrero de 2014, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, el Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de transparencia y acceso a la información, que, entre otros artículos reformó el artículo 6º y adicionó la fracción XXIX-T al artículo 73, para la creación de un mecanismo eficiente de acceso a la información y a los documentos contenidos en archivos, y facultó al Congreso de la Unión para expedir "la ley general que establezca la organización y administración homogénea de los archivos de la Federación, que determine las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos".
Que el 4 de mayo de 2015, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, el Decreto por el que se expide la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la cual tiene por objeto establecer principios, bases generales y procedimientos para garantizar el derecho de acceso a la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, organismos de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos que reciban y ejerzan recursos públicos o realicen actos de autoridad de la Federación, las Entidades Federativas y los municipios.
Que el 4 de mayo de 2016, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, el Acuerdo por el que se aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos, cuyo objeto fue establecer las políticas y criterios para la sistematización y digitalización, así como para la custodia y conservación de los archivos en posesión de los sujetos obligados, entre ellos la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, la localización eficiente de la información generada, obtenida, adquirida, transformada y contar con sistemas de información, ágiles y eficientes.
Que el 26 de enero de 2017, fue publicado en el Diario Oficial de la Federación, el Decreto por el que se expide la Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados, reglamentaria de los artículos 6, Base A y 16, segundo párrafo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de protección de datos personales en posesión de sujetos obligados, de aplicación y observancia directa para los órganos autónomos, y cuyo objetivo general es el establecer las bases, principios y procedimientos para garantizar el derecho que tiene toda persona a la protección de sus datos personales, en posesión de sujetos obligados.
Que el 15 de junio de 2018, se publicó en el Diario Oficial de la Federación, la Ley General de Archivos, cuyo objeto principal es establecer la organización y administración homogénea de los archivos en los diversos órdenes de gobierno y entes autónomos, misma que dentro de sus artículos 10, 11 fracción II, 16 y Décimo Primero Transitorio, finca la responsabilidad para la Comisión Nacional de los Derechos Humanos respecto del establecimiento, operación y funcionamiento de un Sistema Institucional de Archivos, que de conformidad al artículo 21 de dicha ley, deberá operar bajo el mando de un área coordinadora de archivos, y desarrolla sus funciones operativas bajo la responsabilidad de las áreas de correspondencia; archivo de trámite, archivo de concentración, y archivo histórico, para homogenizar, organizar, administrar y conservar del patrimonio documental de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.
Que este organismo se encuentra comprometido con el cabal cumplimiento de la Ley General de Archivos, por ende, resulta oportuna la creación del Sistema Institucional de Archivos la Comisión Nacional de los
Derechos Humanos, por lo cual, se tiene a bien emitir el siguiente:
ACUERDO
PRIMERO. Se acuerda la creación del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, y se designa a la Secretaría Ejecutiva como área coordinadora de archivos.
SEGUNDO. Los propósitos del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, son:
- Hacer eficiente el uso de la información, mediante la administración ágil, completa y oportuna de los archivos que los distintos Órganos y Unidades Administrativas de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos generen en el ejercicio de sus funciones;
- Facilitar la toma de decisiones en materia archivística sobre el acervo documental de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos;
- Conservar en condiciones óptimas todos los documentos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos;
- Garantizar el acceso a la información pública;
- Fortalecer la rendición de cuentas;
- Clasificar los distintos documentos que los Órganos y Unidades Administrativas de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos generen en el ejercicio de sus funciones, mediante la aplicación de un esquema de clasificación homogéneo para toda la CNDH;
- Utilizar de manera eficiente los espacios destinados para los archivos de trámite, concentración e histórico;
- Determinar el acervo documental que se archivará y su ubicación;
- Asegurar que la distribución física de los archivos sea la propicia para el desarrollo oportuno de las actividades, con independencia del soporte en el que se encuentren;
- Asegurar que el ambiente físico de los archivos sea el propio para su correcta conservación, con independencia del soporte en el que se encuentren;
- Definir el esquema básico de organización y funciones de las distintas áreas del Sistema Institucional;
- Centralizar y estandarizar el registro y la descripción de documentos y expedientes de archivo, a fin contar con una base de datos y con sistemas automatizados que faciliten el acceso y el control de los archivos;
- Evitar la acumulación innecesaria de papel en las oficinas;
- Determinar las actividades por realizar en las transferencias primarias y secundarias.
El Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos se compone de las estructuras de los dos componentes que exige la Ley General de Archivos "el área coordinadora de archivos" y "la estructura operativa", esta última, basada en las fases del ciclo vital de los documentos (activa, semiactiva e histórica) que atañen a las áreas de Correspondencia, Archivos de trámite, Archivo de Concentración y "Archivo Histórico, para la administración, tratamiento técnico y el uso distintivo de la información.
Por lo que, las funciones y responsabilidades que tendrán las áreas que formen parte del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, se coordinarán y vincularán entre sí.
TERCERO. El Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos tendrá como funciones básicas el documentar todo acto que se derive del ejercicio de sus facultades, competencias y funciones, y preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados, así como, homogenizar, organizar, administrar y conservar del patrimonio documental del organismo.
CUARTO. El Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos será de observancia obligatoria para todos los Órganos y Unidades Administrativas del organismo.
El esquema de sanciones, en caso de incumplimiento, se regirá de conformidad con la Ley General de Archivos, la Ley General de Responsabilidades Administrativas y demás normatividad aplicable.
Los procedimientos para determinar responsabilidades administrativas en materia de archivo, serán sustanciados ante el Órgano Interno de Control de la Comisión Nacional, en base a lo dispuesto por las disposiciones vigentes en el momento de su determinación.
QUINTO. La formulación de los sistemas, métodos e instrumentos de control archivístico que se utilizarán dentro del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, se realizará conforme a lo establecido en la Ley General de Archivos y deberá ser revisada y de ser necesario actualizada cada año.
SEXTO. La Dirección de Correspondencia dependerá de la Dirección General de Quejas, Orientación y Transparencia, contará con un nivel jerárquico de dirección de área, y estará conformada por una Subdirección de Correspondencia, un Departamento de Correspondencia sede picacho, un Departamento de Correspondencia sede FIX, un Departamento de Correspondencia sede Carpizo, un Departamento de Correspondencia sede Cuba, un Departamento de Correspondencia para 8 sedes foráneas, y un Departamento de Correspondencia para sedes menores.
SÉPTIMO. La Dirección de Archivos dependerá de la Secretaría Ejecutiva, contará con un nivel de dirección de área, y estará conformada por una Subdirección de Regulación Archivística y su respectiva jefatura de departamento, una Subdirección de Archivo de Concentración y su respectiva jefatura de departamento, y una Subdirección de Digitalización y su respectiva jefatura de departamento.
OCTAVO. Cada Órgano y Unidad Administrativa de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, contará con una persona responsable para el archivo de trámite, dependerá directamente de la persona titular del Órgano y Unidad Administrativa y contará con un nivel de operativo (profesional) que deberá contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia archivísticos acordes a su responsabilidad.
NOVENO. El funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, se regirá de conformidad a lo dispuesto en la Ley General de Archivos y demás normatividad que emita el Consejo Nacional de Archivos.
DÉCIMO. Será responsabilidad de los integrantes del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, con base en las disposiciones vigentes, impulsar la integración de un permanente esquema de planeación del desarrollo, a partir de planes anuales que sustenten el correcto funcionamiento y perdurabilidad del sistema.
TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Gaceta de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos.
SEGUNDO. La Oficialía Mayor a través de la Dirección General de Recursos Humanos, en coordinación con el área coordinadora de archivos, deberá llevar a cabo todos los trámites para la readscripción y contratación de las personas servidoras públicas, para la creación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, a más tardar el 31 de diciembre de 2020.
TERCERO. La Oficialía Mayor a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, en coordinación con el área coordinadora de archivos, deberá reasignar los bienes y servicios necesarios, para la creación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, a más tardar el 31 de diciembre de 2020.
CUARTO. La Oficialía Mayor a través de la Dirección General de Finanzas, en coordinación con el área coordinadora de archivos, deberá reasignar los recursos financieros, para la creación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, a más tardar el 31 de diciembre de 2020.
QUINTO. La Oficialía Mayor a través de la Dirección General de Tecnologías de Información y Comunicaciones, deberá reasignar los recursos tecnológicos necesarios, para el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos. Así como crear el sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de su ciclo vital, en coordinación con el área coordinadora de archivos, a más tardar el 31 de
diciembre de 2020.
El área coordinadora de archivos deberá elaborar las políticas de gestión documental electrónica, guarda y custodia y políticas de protección de datos, a más tardar el 15 de enero de 2021.
SEXTO. En observancia al artículo 50 de la Ley General de Archivos, la Comisión Nacional de los Derechos Humanos deberá formalizar la conformación de su Grupo Interdisciplinario Institucional para la organización y conservación de los expedientes y los archivos de la institución, a más tardar el 15 de diciembre del 2020.
En la primera sesión ordinaria del Grupo Interdisciplinario se deberán revisar los instrumentos de control y consulta archivísticos que, actualmente, tiene la Comisión Nacional de los Derechos Humanos para su actualización.
SÉPTIMO. El área coordinadora de archivos deberá elaborar y someter a consideración de quien funja como titular de la Presidencia de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, el programa anual de desarrollo archivístico para 2021, a más tardar el 31 de diciembre de 2020.
OCTAVO. El área coordinadora de archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos deberá realizar todos los trámites para la inscripción y registro de la información del organismo en el Registro Nacional de Archivos, a más tardar el 01 de enero de 2021.
NOVENO. El área coordinadora de archivos de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos y la Oficialía Mayor, a través de la Dirección General de Recursos Humanos, deberán elaborar y establecer el Programas de Capacitación en materia de Gestión Documental y Administración de Archivos para 2021, a más tardar el 31 de diciembre de 2020.
DÉCIMO. Las y los titulares de los Órganos y Unidades Administrativas de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, deberán nombrar a los y las responsables de los archivos de trámite en términos del acuerdo OCTAVO del presente documento, a más tardar el 31 de diciembre de 2020.
Ciudad de México, a 30 de noviembre de dos mil veinte.- La Presidenta de la Comisión Nacional de los Derechos Humanos, María del Rosario Piedra Ibarra.- Rúbrica.
(R.- 501304)